Código de conducta para socios comerciales

Este Código explica lo que Essity espera de usted como nuestro socio comercial con respecto a la ética comercial, los derechos humanos, las prácticas comerciales, las relaciones con los empleados, la salud y la seguridad y otros temas relacionados con las prácticas comerciales sostenibles y responsables. Forma la base de los programas de cumplimiento de Essity y define lo que los clientes, consumidores, inversores y otras partes interesadas pueden esperar de Essity. Para nosotros es importante elegir socios comerciales responsables, con quienes trabajaremos para realizar mejoras con respecto al desempeño social y ético.

Se espera que los Socios comerciales de Essity adopten y cumplan con los estándares y valores comerciales éticos establecidos en este Código.

Karin Henrikson
Vice President Compliance & Ethics

1. Introducción

empty1.1 Antecedentes y alcance del Código

El presente Código se aplicará respecto de distribuidores, mayoristas, revendedores, agentes de ventas y otros socios comerciales (cada uno denominado un “Socio comercial”). En el caso de los proveedores de Essity se aplica el Código de Conducta para Proveedores incluido en el Estándar Global de Proveedores de Essity y para el caso de las alianzas estratégicas de Essity se aplican otras normas.

El Código abarca los requisitos para las operaciones comerciales responsables que deben cumplir los Socios comerciales de Essity. Se refiere a las normas internacionales y define los requisitos específicos de Essity. Ocasionalmente, el presente Código se puede complementar con otros documentos que contengan requisitos adicionales.

El Código de Conducta de Essity define los principios que esta empresa considera fundamentales en términos de ética comercial y comportamiento socialmente responsable. Los requisitos que los Socios comerciales de Essity deben cumplir en materia de ética comercial, derechos humanos, seguridad y salud, relaciones laborales, prácticas comerciales y relaciones con la comunidad también constituyen la base de este Código.

Essity es miembro del Pacto Mundial de las Naciones Unidas, que consiste en 10 principios en materia de derechos humanos, estándares laborales, medioambiente y anticorrupción. Los requisitos de Essity se basan principalmente en estándares internacionales acordados, como la Declaración Universal de los Derechos Humanos y las convenciones fundamentales de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), así como en legislación nacional.

empty1.2 Evaluación y cumplimiento para Socios comerciales

Essity o una empresa de auditoría externa seleccionada por Essity, tendrán el derecho de evaluar el cumplimiento del presente Código por parte de los Socios comerciales y obtener acceso a todos los documentos, instalaciones e información relevantes sin ninguna demora. Essity informará con anticipación al Socio comercial la fecha y hora, el lugar y las modalidades de la auditoría, siempre teniendo en cuenta el interés comercial del Socio comercial. 

empty1.3 Confidencialidad

Essity podrá divulgar parte de su información confidencial a los Socios comerciales durante el transcurso de su relación comercial. El Socio comercial solo podrá brindar acceso a la información confidencial de Essity a aquellas personas dentro de su propia organización que tengan la necesidad de conocer esa información a fin de que el Socio comercial cumpla sus obligaciones con Essity. Según corresponda, Essity podrá solicitar al Socio comercial que celebre acuerdos de confidencialidad independientes con Essity.

empty1.4 Subcontratistas

Se espera que todos los Socios comerciales de Essity adopten y cumplan los estándares y valores comerciales éticos establecidos en el presente Código, y que asimismo, utilicen dichos estándares de manera activa al relacionarse con sus propios subcontratistas.

empty2. Las Prácticas del Socio comercial

empty2.1 Prácticas comerciales éticas

Integridad

Los Socios comerciales de Essity deben realizar sus actividades comerciales de manera profesional en todo momento y cumplir con los estándares establecidos en toda legislación y regulación nacional e internacional aplicable, sin dejar de reconocer que, en ocasiones, los requisitos de Essity pueden superar tales estándares. Como mínimo, los Socios comerciales y quienes actúen en su nombre y representación deben actuar con integridad, honestidad y justicia en todos los aspectos de sus negocios.

Competencia justa

Los Socios comerciales y quienes actúen en su nombre y representación deben cumplir con las leyes de competencia y antimonopolio nacionales y supranacionales. No deben celebrar de manera directa o indirecta ningún contrato legal con sus competidores ni intercambiar información sensible, p. ej., en lo que respecta a mercados, clientes, estrategias, precios y otras cuestiones similares. Todos los Socios comerciales y quienes actúen en su nombre deben participar en licitaciones públicas y privadas respetar de manera estricta las leyes y normas aplicables. 

Conflictos de interés

Los Socios comerciales deben informar a Essity si algún empleado de nuestra compañía tiene intereses en la empresa del Socio comercial que podrían causar un conflicto de interés. Los Socios comerciales y quienes actúen en su nombre deben evitar conflictos de interés en sus actividades privadas, y en las entidades en las que ellos o sus familiares o asociados cercanos tengan interés y en sus actividades comerciales con Essity o terceros. Un Socio comercial deberá informar a Essity acerca de la existencia de conflictos de interés tan pronto los detecte.

Anticorrupción y soborno 

Los Socios comerciales y quienes actúen en su nombre deben cumplir con todas las leyes anticorrupción aplicables en todas las actividades comerciales que mantengan con Essity. El soborno y otras prácticas comerciales corruptas están estrictamente prohibidos. La oferta, el otorgamiento o la aceptación, directos o indirectos, de beneficios ilegítimos a cambio de generar, mantener o acelerar acciones comerciales es inaceptable. Los Socios comerciales deben garantizar que no se intercambien tales beneficios mientras ellos o sus subcontratistas realicen negocios. Los Socios comerciales deben realizar una debida diligencia basada en los riesgos, antes de involucrarse con cualquier subcontratista, a fin de garantizar que tales terceros cumplan con las leyes anticorrupción aplicables.

Obsequios y entretenimiento

Los Socios comerciales de Essity no deben otorgar obsequios, comidas ni entretenimiento a ningún empleado de Essity que pudieran influir, o parecieran influir, en la decisión de un empleado de Essity en relación con los negocios de esta empresa con el Socio comercial.

No se permite que los representantes de Essity acepten obsequios o gestos de hospitalidad si estos pueden influir o parecer influir en una decisión comercial. Se espera que los empleados de Essity paguen sus propios gastos de viaje y alojamiento cuando visiten a los Socios comerciales.

Libros, registros contables e impuestos

El mantenimiento de registros y libros contables exactos, al igual que la declaración de impuestos y obligaciones requeridas, es parte indispensable de conducir negocios legítimos y transparentes de manera sustentable. En ese sentido, Essity espera que sus Socios comerciales cumplan con todas las leyes y normas contables aplicables.

Protección de datos

Los Socios comerciales deben cumplir con toda la legislación sobre protección de datos aplicable al obtener, procesar, almacenar o, de cualquier otro modo, manejar los datos personales de cualquier individuo, incluso, de manera no limitativa, de sus propios empleados y de los empleados de sus clientes, proveedores y socios comerciales.

empty2.2 Salud y seguridad ocupacional

Los Socios comerciales deben tomar las medidas necesarias para garantizar un entorno laboral seguro y saludable para todos sus empleados.

Como parte de este esfuerzo, el Socio comercial debe implementar un sistema de gestión de salud y seguridad que permita el monitoreo y la mejora continuos del entorno laboral. El estándar preferido es la certificación OHSAS 18001. El Socio comercial también debe contar con un gerente sénior dentro de su organización que sea el responsable directo de Salud y Seguridad. Todos los Socios comerciales tienen la obligación de brindar la información relevante que le permita a Essity cumplir con sus obligaciones en materia de salud y seguridad ocupacional.

empty2.3 Prácticas laborales justas

Essity espera que sus Socios comerciales traten a sus empleados y a quienes actúen en su nombre con los más altos estándares éticos. Los Socios comerciales deben respetar las leyes y las convenciones nacionales e internacionales en materia de derechos fundamentales, que incluyen, en forma meramente enunciativa, la no discriminación, la libertad de asociación, el derecho a negociaciones colectivas, la protección de los niños y las madres, y el derecho a formar comités de empresa. Asimismo, los Socios comerciales de Essity no pueden usar ni amenazar con el uso de castigos físicos u otras formas de abuso.

Si las leyes locales así lo exigieran, todos los empleados de un Socio comercial de Essity deben tener un contrato de empleo. Las horas laborales de los Socios comerciales deben cumplir con las leyes nacionales y los estándares locales de la industria, y los salarios y otros beneficios provistos por el Socio comercial deben ser justos y al menos igualar lo mínimo dispuesto por los estándares legales y de la industria correspondiente. 

empty2.4 Trabajo infantil y trabajo forzoso

Los Socios comerciales deberán tomar medidas para garantizar que no se involucre ni apoye el uso de mano de obra infantil, el trabajo forzoso o en condiciones de servidumbre. Esto incluye todas las formas de tráfico de personas y trabajo de manera obligada o contra la voluntad propia. Ningún empleado deberá realizar depósitos ni entregar los documentos que acrediten su identidad al comenzar la relación de empleo. Si el Socio comercial utiliza un reclutador o agencia de contratación de personal, en ningún caso se les cobrará a los trabajadores honorarios o gastos relacionados con su contratación. Los Socios comerciales deben trabajar activamente para evitar cualquier forma de explotación o trabajo infantil en su área de influencia. Deben seguir siempre de manera estricta tanto los requisitos legales así como también el Convenio N.° 138 de la OIT sobre la edad mínima para trabajar. 13

empty2.5 Discriminación

Se espera que los Socios comerciales de Essity adopten y hagan cumplir políticas que prohíban de manera efectiva la discriminación o el acoso por motivo de género, estado civil o parental, nacionalidad u origen étnico, orientación sexual, creencias religiosas, afiliación política, edad, discapacidad o afiliación en un sindicato o asociación de empleados.

empty2.6 Mecanismos de denuncias

Essity espera que sus Socios comerciales implementen canales de denuncias eficaces mediante los cuales sus empleados puedan presentar quejas y agravios en relación con sus condiciones laborales sin miedo a represalias.

empty2.7 Respeto por el medioambiente

En todo momento, se espera que los Socios comerciales de Essity actúen de manera responsable con el medioambiente y que respeten la legislación aplicable. Essity requiere que sus Socios comerciales implementen mejoras continuas en relación con la protección del medioambiente y minimicen el impacto ambiental y la contaminación generada por sus actividades.

empty2.8 Relaciones con la comunidad

Essity alienta a los Socios comerciales a ser una influencia positiva dentro de las comunidades en las que operan, y a actuar con respeto hacia ellas.

empty2.9 Informe de desviaciones 

Cada Socio comercial debe informar a sus representantes de Essity toda sospecha de incumplimiento sustancial de cualquiera de las obligaciones del Socio comercial en el marco del presente Código, incluso todo incumplimiento por parte de los subcontratistas del Socio comercial. Si un Socio comercial o cualquiera de sus subcontratistas no cumplen con los requisitos dispuestos en el presente Código, el Socio comercial debe tomar las medidas adecuadas para subsanar el incumplimiento y evitar su recurrencia en el futuro. Essity se reserva el derecho de dar por finalizada la relación comercial con cualquier Socio comercial que incumpla de manera persistente o viole el presente Código de manera sustancial.

empty2.10 Enlaces a los documentos relacionados

http://www.iso.org/ 
https://www.un.org/en/sections/general/documents/ 
https://www.ilo.org