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2.1 Introducción

El presente Código de Conducta de Proveedores explica lo que Essity espera de usted como su proveedor en lo referente a derechos humanos, prácticas comerciales, relaciones laborales, salud, seguridad y otros temas relacionados con prácticas comerciales responsables y sustentables. Esto constituye la base del programa de Suministro Sustentable de Essity y define lo que clientes, consumidores, inversionistas y otras partes interesadas pueden esperar de nuestra compañía. Elegir socios comerciales responsables es importante para nosotros. Trabajaremos junto a nuestros proveedores para mejorar en materia de desempeño ético y social.

2.2 Antecedentes

Essity es miembro del Pacto Mundial de las Naciones Unidas, que consiste en 10 principios en materia de derechos humanos, estándares laborales, medioambiente y anticorrupción. Los requisitos de Essity se basan principalmente en estándares internacionalmente acordados, como la Declaración Universal de los Derechos Humanos y las convenciones fundamentales de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), pero también en legislación nacional.

2.3 Suministro responsable

Se espera que todos nuestros socios comerciales, incluyendo proveedores, distribuidores, consultores y contratistas independientes, adopten y cumplan los estándares y valores comerciales éticos establecidos en el presente Estándar de Proveedores, y que comuniquen tales estándares de manera activa al tratar con sus propios (sub)proveedores. Los proveedores deben implementar prácticas de suministro ético y responsable, y solo tratar con empresas que cumplan con los requisitos del presente Estándar de Proveedores. Los proveedores deberían, preferentemente, trabajar con temas de responsabilidad social de conformidad con las pautas establecidas en la norma ISO 26000. Además, deben tener conocimiento acerca de todos los centros y empresas involucrados en su cadena de suministro y producción, y, a solicitud de Essity, deben ser capaces de proporcionar detalles adecuados en cuanto a la cadena de suministro de los productos suministrados a nuestra compañía.

2.4 Prácticas comerciales éticas

2.4.1 Integridad

Los proveedores de Essity deben realizar sus actividades comerciales de manera profesional e independiente en todo momento y cumplir con los estándares establecidos en toda legislación y regulación nacional e internacional aplicable, siempre reconociendo que es posible que los requisitos de Essity ocasionalmente superen tales estándares. Como mínimo, los proveedores deben actuar con integridad, honestidad y justicia en todos los aspectos de sus negocios.

2.4.2 Competencia justa

Los proveedores y quienes actúen en su nombre deben cumplir con las leyes de competencia y antimonopolio nacionales y supranacionales. No deben celebrar ni directa ni indirectamente ningún contrato legal con sus competidores ni intercambiar información sensible, p. ej., en lo que respecta a mercados, clientes, estrategias, precios y otras cuestiones similares. Todos los proveedores y quienes actúen en su nombre deben participar en licitaciones públicas y privadas siguiendo de manera estricta las leyes y normas aplicables. 

2.4.3 Conflictos de interés

Los proveedores deben informar a Essity si algún empleado de nuestra compañía tiene intereses en la empresa del proveedor que podrían causar un conflicto de interés. Los proveedores y quienes actúen en su nombre deben evitar conflictos de interés entre sus actividades privadas, las entidades en las que ellos, sus familiares o asociados cercanos tengan interés, sus actividades comerciales con terceros y su parte en la relación comercial con Essity. Los proveedores deben informar a Essity de la existencia de conflictos de interés tan pronto como tengan conocimiento de dichos conflictos.

2.4.4 Anti-soborno y corrupción

Los proveedores y quienes actúen en su nombre deben cumplir con todas las leyes anticorrupción aplicables en todas las actividades comerciales que mantengan con Essity. El soborno y otras prácticas comerciales corruptas están estrictamente prohibidos. La oferta, el otorgamiento o la aceptación, directos o indirectos, de beneficios ilegítimos a cambio de generar, mantener o acelerar acciones comerciales es inaceptable. Los proveedores deben garantizar que no se intercambien tales beneficios mientras realicen negocios. 

Los proveedores deben realizar una debida diligencia basada en los riesgos, antes de involucrarse con cualquier subproveedor, a fin de garantizar que tales terceros cumplan con las leyes anticorrupción aplicables.

2.4.5 Obsequios y entretenimiento

Los proveedores no deben otorgar obsequios, comidas o entretenimiento a ningún empleado de Essity que pudiera influir, o parecer influir, en la decisión de un empleado de Essity en relación con los negocios de esta empresa con tal proveedor. No se permite que los representantes de Essity acepten obsequios o gestos de hospitalidad si estos pueden influir o parecer influir en una decisión comercial. Los empleados de Essity siempre deben pagar sus propios gastos de viaje o alojamiento, p. ej., al visitar a proveedores o asistir a conferencias.

2.4.6 Registros y libros contables exactos, y cumplimiento fiscal

El mantenimiento de registros y libros contables exactos, al igual que la declaración veraz de todos los impuestos y obligaciones requeridas, es parte indispensable de conducir negocios legítimos y transparentes de manera sustentable. En ese sentido, Essity espera que sus proveedores actúen con el máximo nivel de diligencia.

2.4.7 Protección de los datos

El proveedor debe cumplir con toda la legislación sobre protección de datos aplicable al obtener, procesar, almacenar o manejar de cualquier otro modo los datos personales de cualquier individuo, incluso, de manera no limitativa, los de sus propios empleados y los empleados de sus clientes, sus proveedores y socios comerciales.

2.4.8 Deber de informar

El proveedor debe informarles a los representantes de Essity toda sospecha de violación sustancial de cualquiera de las obligaciones del proveedor en el marco de la presente sección del Código de Conducta de Proveedores, incluso toda violación por parte de los subproveedores del proveedor.

2.5 Salud y seguridad ocupacional

Los proveedores deben tomar las medidas necesarias para garantizar un entorno laboral seguro y saludable para todos sus empleados. Como parte de este esfuerzo, el proveedor debe implementar un sistema de gestión de salud y seguridad que permita el monitoreo y la mejora continuos del entorno laboral. El estándar preferido es la certificación OHSAS 18001. El proveedor también debe contar con un gerente sénior dentro de su organización que sea el responsable directo de Salud y Seguridad. Todos los proveedores tienen la obligación de brindar la información relevante que le permita a Essity cumplir con sus obligaciones en materia de salud y seguridad ocupacional.

2.6 Prácticas laborales justas, libertad de asociación y negociaciones colectivas

Essity espera que sus proveedores traten a sus empleados y a quienes actúen en su nombre con los mayores estándares éticos. Los proveedores deben respetar las leyes y las convenciones nacionales e internacionales en materia de derechos fundamentales, incluyendo, en forma meramente enunciativa, no discriminación, libertad de asociación, derecho a negociaciones colectivas, protección de los niños y las madres, y el derecho a formar comités de empresa. Asimismo, se prohíbe que los proveedores de Essity usen o amenacen con el uso de castigos físicos u otras formas de abuso.

Si las leyes locales así lo exigieran, todos los empleados de un proveedor de Essity deben tener contrato de empleo. Las horas de trabajo de los empleados de los proveedores deben cumplir con las leyes nacionales y los estándares locales de la industria, y los salarios y otros beneficios provistos por el proveedor deben ser justos y al menos iguales a lo dispuesto por los estándares mínimos relevantes legales y de la industria.

2.7 Trabajo infantil y trabajo forzoso

Los proveedores deberán tomar medidas para garantizar que no participen ni respalden el uso del trabajo forzoso o en condiciones de servidumbre. Esto incluye todas las formas de tráfico de personas y trabajo de manera obligada o contra la voluntad propia. Ningún empleado deberá realizar depósitos ni entregar los documentos que acrediten su identidad al comenzar la relación de empleo. Si el proveedor utiliza un reclutador o agencia de contratación de personal, en ningún caso se les cobrará a los trabajadores honorarios o gastos relacionados con su contratación. Los proveedores deben trabajar de manera proactiva para prevenir todas las formas de explotación o trabajo infantil en su esfera de influencia. Deben seguir siempre de manera estricta tanto los requisitos legales como la convención de la OIT n.º 138 sobre la edad mínima de trabajo.

2.8 Discriminación

Se espera que los proveedores de Essity adopten y hagan cumplir políticas que prohíban de manera efectiva la discriminación o el acoso por motivo de género, estado civil o parental, nacionalidad u origen étnico, orientación sexual, creencias religiosas, afiliación política, edad, discapacidad o afiliación en un sindicato o asociación de empleados.

2.9 Mecanismos de informe de agravios

Essity espera que sus proveedores implementen canales de informe de agravios eficaces mediante los que los empleados puedan reportar quejas y agravios en relación con sus condiciones laborales sin miedo a represalias.

2.10 Respeto por el medioambiente

Se espera que los proveedores de Essity actúen en todo momento de manera responsable con el medioambiente y que respeten la legislación aplicable. Essity requiere que sus proveedores implementen mejoras continuas en relación con la protección del medioambiente y minimicen el impacto medioambiental y la contaminación generados por sus actividades.

2.11 Relaciones con la comunidad

Essity alienta a los proveedores a ser una influencia positiva dentro de las comunidades en las que operan, y a actuar con respeto hacia ellas.

2.12 Diversidad de proveedores

Essity valora sus relaciones con un amplio espectro de proveedores y busca expandir periódicamente su programa de Diversidad de Proveedores. Esto incluye, por ejemplo, negocios cuyos propietarios pertenecen a una minoría, negocios cuyas propietarias son mujeres y negocios cuyos propietarios son veteranos del ejército con y sin discapacidades.

2.13 Membrecía de Sedex

Los proveedores deben convertirse, a pedido de Essity, en miembros a su propio costo y compartir su estado social y ético mediante la plataforma en línea Sedex (Supplier Ethical Data Exchange, Intercambio de Datos Éticos de Proveedores) u otra plataforma similar que Essity pudiese designar. El sistema Sedex incluye un cuestionario de autoevaluación (self-assessment questionnaire, SAQ) y una herramienta de evaluación de riesgos, que se usarán como información cuando Essity revise el estado ético y social del proveedor. 

2.14 Desviación del Código de Conducta de Proveedores 

Si un proveedor o cualquiera de sus (sub)proveedores no cumple con los requisitos dispuestos en el presente Código de Conducta de Proveedores, el proveedor debe tomar las medidas necesarias para remediar la violación y evitar su recurrencia futura. Essity se reserva el derecho de dar por finalizada la relación comercial con cualquier proveedor que se desvíe de manera persistente o viole el presente Código de Conducta de Proveedores de manera sustancial.

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